Gráficos.
Microsoft Office Excel 2010 admite muchos tipos de gráficos
para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando
crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los
tipos de gráficos siguientes.
PRACTICAS
·
Seleccionar datos a
incluir en un gráfico
1. Seleccione
las celdas B4:B10 (los datos del 2004) en la hoja de cálculo Historial
de ventas.
2. En la
ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Circular.
Haga clic en el primer gráfico de la sección Gráfico 2D. Se mostrará un
gráfico circular con códigos de color y con secciones identificadas por números
y se encontrarán disponibles las fichas Herramientas de gráficos (Diseño,
Presentación y Formato) con la ficha Diseño activa. Sin embargo, este
gráfico no funciona debido a que incluye la etiqueta de columna (2004) y la
cantidad del total de ventas como sus dos porciones grandes y estas cantidades
no se deben incluir en un análisis de ventas para el año 2004.
3. Haga clic
en el espacio en blanco de gráfico y presione la tecla Supr. Se
eliminará el gráfico y desaparecerá la ficha Herramientas de gráficos.
4. Seleccione
las celdas B5:B9, haga clic en la ficha Insertar, luego en Circular
en el grupo Gráficos y después en el primer gráfico de la sección Gráfico
2D. Se mostrarán los datos correctos pero el gráfico es difícil de
interpretar con únicamente números que identifican las partes del gráfico
circular.
5. Haga clic
en el espacio en blanco del gráfico y presione la tecla Supr.
6. Seleccione
las celdas A4:B9, haga clic en la ficha Insertar y haga clic en
el botón Circular en el grupo Gráficos. Haga clic en el primer
gráfico en la sección Gráfico 2D. Los datos se pueden identificar
claramente con un título y una etiqueta para cada sección del gráfico circular.
· Seleccionar el gráfico adecuado para los datos
1. En la hoja de cálculo Historial de ventas, haga clic en el espacio en blanco del gráfico y presione la tecla Supr para eliminar el gráfico Circular.
2. Seleccione las celdas A4:F9, haga clic en la ficha Insertar y luego en el botón Columna en el grupo Gráficos en la ficha Insertar. Haga clic en el gráfico Columna agrupada 3D en la lista desplegable (primer subtipo debajo de la sección Columna en 3-D). El gráfico de columna muestra las ventas en cada una de las categorías de ingresos durante el periodo de cinco años. La ficha Herramientas de gráficos aparece con la ficha Diseño activa.
3. Haga clic en cualquier parte del gráfico, mantenga presionado y arrastre el gráfico debajo de los datos de la hoja de cálculo y posicione el gráfico a la izquierda.
4. Haga clic fuera del gráfico de columna para quitar la selección. Observe que desaparece la ficha Herramientas de gráficos.
5. Seleccione las celdas A4:F9, haga clic en la ficha Insertar y haga clic en el botón Línea en el grupo Gráficos. Haga clic en el gráfico Línea con marcadores (primer gráfico de la segunda fila). Coloque el gráfico de línea al lado del gráfico de columna. Observe que la ficha Herramientas de gráficos se encuentra disponible en la Cinta de opciones con la ficha Diseño activa.
· Crear un gráfico de Barra
1. Haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo Historial de gastos.
2. Seleccione las celdas A4:F9. Haga clic en el botón Barra en el grupo Gráficos en la ficha Insertar.
3. Haga clic en el subtipo Barra 3D agrupada. Los datos se mostrarán en un gráfico de barra agrupada y la ficha Diseño se encontrará activa en la ficha Herramientas de gráficos.
4. Coloque el gráfico de barra agrupada en la parte inferior a la izquierda de los datos de la hoja de cálculo.
5. Quite la selección del gráfico haciendo clic en cualquier parte de la hoja de cálculo y seleccione las celdas A4:F9. En la ficha Insertar, haga clic en el botón Barra en el grupo Gráficos.
6. Haga clic en el gráfico Barra 3D apilada.
7. Coloque el gráfico de barra apilada al lado del gráfico de barra agrupada.
· Aplicar formato a un gráfico con un Estilo rápido
1. En la hoja de cálculo Historial de gastos, seleccione las celdas A4:A9. Presione la tecla Ctrl y seleccione las celdas F4:F9. Ha seleccionado dos rangos que no son adyacentes para utilizarlos en su gráfico,
2. En la ficha Insertar, haga clic en el botón Circular en el grupo Gráficos y haga clic en Circular (primera opción a la izquierda) debajo de la sección Gráfico 2D. Los datos del año 2008 se mostrarán en el gráfico y la ficha Diseño se activará.
3. En el grupo Diseños de gráfico en la ficha Diseño, haga clic en la opción Diseño 1. El gráfico circular ahora muestra el porcentaje con el que cada categoría de ventas contribuye en las ventas totales. Cuando aplica la opción Diseño 1 al gráfico de gastos, se agrega información adicional al gráfico y la apariencia cambia.
4. En el grupo Estilos de diseño, haga clic en Estilo 4. El esquema de color del gráfico cambiará. Coloque el gráfico debajo de los datos. Acaba de aplicar un Estilo rápido.
5. En la hoja de cálculo Historial de ventas, seleccione las celdas A4:A9. Presione la tecla Ctrl y seleccione las celdas F4:F9. Nuevamente ha seleccionado rangos de celdas que no son adyacentes para utilizarlos en el siguiente gráfico.
6. Haga clic en el botón Barra en el grupo Gráficos y después en Cilindro horizontal agrupado (tercera fila). El gráfico de barra agrupada aparecerá en la hoja de cálculo.
7. Coloque el gráfico debajo de los datos de la hoja de cálculo.
8. Haga clic en Diseño 2 en el grupo Diseños de gráfico en la ficha Diseño. Haga clic en Estilo 4 en el grupo Estilos de diseño. Ha aplicado su segundo Estilo rápido.
· Cambiar el color de relleno o trama de un gráfico
1. Haga clic en el área del gráfico Cilindro horizontal agrupado en la hoja de cálculo Historial de ventas para mostrar la ficha Herramientas de gráficos en la Cinta de opciones.
2. Haga clic en la ficha Formato y haga clic en Aplicar formato a la selección en el grupo Selección actual. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico.
3. Seleccione la opción Relleno sólido. Haga clic en la flecha desplegable de Color y seleccione Verde, Énfasis 1, Claro 40%. Un relleno verde claro se agregará al fondo del área del gráfico.
4. Seleccione la opción Relleno con imagen o textura. Haga clic en la flecha desplegable de Textura y haga clic en Papel periódico (en el centro de las opciones de selección). El formato con textura reemplazará al relleno de color como el fondo en el área del gráfico.
5. Haga clic en el botón Cerrar para que se cierre el cuadro de diálogo.
6. En el grupo Selección actual, haga clic en la flecha desplegable del cuadro Elementos de gráfico y haga clic en Área de trazado. El área de trazado en el gráfico se activa.
7. Haga clic en la flecha desplegable Más que se encuentra al lado de la galería Estilos de forma en el grupo Estilos de forma. Se abrirá la galería Estilos de forma.
8. Coloque el cursor del mouse en los diferentes estilos de la galería Estilos de forma y haga clic en el estilo Efecto sutil-Azul tinta, Énfasis 5. Esto aplica un estilo de azul claro degradado en el área de trazado.
9. En el grupo Selección actual, haga clic en la flecha desplegable del cuadro Elementos de gráfico y haga clic en Leyenda. Esta acción coloca la leyenda dentro del gráfico activo. Presione la tecla Supr.
·
Cambiar la línea del borde del gráfico
1. En el grupo Selección actual, haga clic en la flecha desplegable del cuadro Elementos de gráfico y haga clic en Área del gráfico. La sección del área del gráfico se activará.
2. Haga clic en la flecha desplegable Más que se encuentra al lado de los contornos coloreados en el grupo Estilos de forma. Se abrirá la galería Estilos de forma.
3. Desplácese en los estilos de forma y haga clic en Contorno coloreado-Azul tinta, Énfasis 5. Se aplicará el contorno al gráfico con un borde azul claro.
4. En el grupo Selección actual, haga clic en la flecha desplegable del cuadro Elementos de gráfico y posteriormente en Área de trazado.
5. Coloque el mouse sobre los estilos de forma y haga clic en Contorno coloreado, Fucsia, Énfasis 2. Un borde fucsia se aplicará alrededor del área de trazado.
6. En el grupo Selección actual, haga clic en la flecha desplegable del cuadro Elementos de gráfico y haga clic en Planos laterales. Esto activa los planos que se encuentran dentro del gráfico. Coloque el cursor del mouse sobre los estilos de forma y haga clic en Contorno coloreado-Negro, Oscuro 1.
· Aplicar formato a las series de datos
1. Seleccione el gráfico de la hoja de cálculo Historial de ventas. Haga clic en la flecha desplegable del cuadro Elementos de gráfico y seleccione Serie “2008”. Esto hace que los cilindros de ese gráfico se activen.
2. En el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha desplegable de Relleno de forma. Se abrirá la galería de colores.
3. Seleccione Textura. Haga clic en Vaquero. Se aplicará la textura Vaquero a los cilindros del gráfico.
4. Haga clic en la flecha desplegable del cuadro Elementos de gráfico y después en Serie “2008” Etiquetas de datos. Las etiquetas de datos en el gráfico se activarán.
5. Haga clic en la flecha desplegable de Contorno de forma en el grupo Estilos de forma. Esto abrirá la galería de color.
6. Haga clic en Azul debajo de la sección Colores estándar.
7. Coloque el cursor del mouse sobre la serie de datos Café y Expreso en la parte inferior del cilindro para activar el puntero de cuatro puntas. Haga clic y mantenga presionado el botón izquierdo del mouse para arrastrar la serie de datos encima de la barra a manera de que la etiqueta se encuentre completamente visible.
8. Haga clic en la hoja de cálculo Historial de gastos. En el cuadro Elementos de gráfico haga clic en Título del gráfico. Coloque el punto de inserción antes del 2 y escriba Gastos al inicio del texto existente. Ha modificado el título del gráfico y deberá decir Gastos 2008.
· Modificar la leyenda de un gráfico
1. En la hoja de cálculo Historial de ventas, seleccione el rango de celdas A4:F9.
2. Haga clic en el botón Columna en el grupo Gráficos en la ficha Insertar. Se abrirá el menú Gráfico de columna.
3. Seleccione la opción Columna apilada con efecto 3D del menú. El gráfico se insertará y la ficha Herramientas de gráficos se encontrará disponible.
4. Haga clic en la flecha desplegable Más en la parte inferior derecha del grupo Diseños de gráfico. Cuando se abra la galería Diseños, haga clic en Diseño 4. La leyenda se ha movido y aparece debajo del área de trazado.
5. Haga clic en la leyenda del gráfico y en Estilos de forma haga clic en Contorno coloreado-Azul tinta, Énfasis 5. Esto aplicará un contorno azul claro alrededor de la leyenda.
6. Con la leyenda aún seleccionada, haga clic derecho para mostrar el menú contextual. Haga clic en Fuente para que aparezca el cuadro de diálogo Fuente.
7. En el cuadro de diálogo Fuente, seleccione la opción Mayúsculas en la sección Efectos y haga clic en Aceptar. Esto aplicará letras mayúsculas al texto de la leyenda.
8. Coloque el cursor del mouse directamente en el texto Café y Expreso en la leyenda. Haga clic derecho para mostrar el menú contextual y haga clic en Fuente. Se abrirá el cuadro de diálogo Fuente.
9. En el cuadro de diálogo Fuente, haga clic en el botón Color de fuente y seleccione Verde en la paleta de color desplegable. Haga clic en Aceptar para aplicar el color al texto Café y Expreso de la leyenda y para cerrar el cuadro de diálogo.
10. Repita el paso 9 para cada leyenda y aplique los siguientes colores de fuente:
Panadería - Fucsia
Accesorios de café - Naranja
Café/Té empaquetado - Azul claro
Sándwiches selectos - Azul
· Agregar elementos a un gráfico
1. Con el gráfico todavía activo haga clic en la ficha Presentación.
2. Haga clic en Rótulos del eje en el grupo Etiquetas y después seleccione la opción Título de eje vertical primario en el menú desplegable. Se mostrará la lista de opciones Título de eje vertical primario.
3. Haga clic en Título vertical. Aparecerá un cuadro de texto Título del eje. Seleccione el texto Título del eje y escriba (En miles) en el cuadro de texto.
4. Haga clic en Título del gráfico en el grupo Etiquetas. Haga clic en Encima del gráfico en el menú desplegable que aparece. Un cuadro de texto mostrará el texto Título del gráfico y se insertará encima de las columnas.
5. Seleccione el texto y reemplácelo con Historial de ventas.
6. Haga clic en Etiquetas de datos en el grupo Etiquetas. Haga clic en Ninguna. Se eliminarán las etiquetas de cada columna en el gráfico. Nuevamente haga clic en Etiquetas de datos y seleccione la opción Mostrar para restablecer las etiquetas que muestran la cantidad de ventas en dólares de cada categoría.
7. Haga clic en Líneas de la cuadrícula en el grupo Ejes. Seleccione Líneas verticales de la cuadrícula primarias y haga clic en Líneas de división principales.
8. En el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje y después seleccione Título de eje horizontal primario. Aparecerá el menú desplegable.
9. Haga clic en Título bajo el eje.
10. Escriba Ventas anuales en el cuadro de texto Título del eje.
· Eliminar elementos a un gráfico
1. En la ficha Presentación en el grupo Etiquetas, haga clic en Rótulos del eje y seleccione la opción Título de eje horizontal primario. Haga clic en Ninguno. Ahora no hay ningún eje horizontal en el gráfico.
2. Haga clic en Líneas de la cuadrícula en el grupo Ejes, seleccione la opción Líneas verticales de la cuadrícula primarias. Haga clic en Ninguno. Ya no habrá líneas de la cuadrícula en el gráfico.
3. Haga clic en la ficha Diseño y haga clic en la opción Cambiar entres filas y columnas. Los datos que se muestran cambiarán para tener todas las ventas de una categoría apiladas.
· Mover un gráfico
1. Haga clic en el área en blanco en el gráfico de la hoja de cálculo Historial de ventas para quitar la selección de cualquier acción anterior.
2. Coloque el cursor del mouse sobre el gráfico para activar el puntero de movimiento (flecha de cuatro puntas). Haga clic y arrastre el gráfico para centrarlo entre las columnas B y G.
3. El gráfico seguirá seleccionado. Haga clic en la ficha Diseño.
4. Haga clic en Mover gráfico. Se abrirá el cuadro de diálogo Mover gráfico, con la opción Objeto en seleccionada de manera predeterminada.
5. Haga clic en la opción Hoja nueva en el cuadro de diálogo y escriba Gráfico del Historial de ventas en el cuadro de texto. Haga clic en Aceptar. Una hoja de gráfico se insertará antes de la hoja Historial de ventas. La hoja de gráfico se convertirá en la hoja activa y aparecerá la ficha Herramientas de gráficos.
6. En la ficha Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic en Leyenda. Haga clic en Mostrar leyenda a la derecha. La leyenda se moverá a la derecha del gráfico en la hoja de gráfico, lo cual facilita la lectura de los elementos en el gráfico.
· Seleccionar un tipo de gráfico diferente
1. En la hoja de cálculo Historial de gastos, seleccione las celdas A4:F9.
2. En la ficha Insertar, haga clic en el botón Barra y haga clic en la opción Barra 3D apilada. Esto insertará el gráfico de barra 3D apilada en la hoja de cálculo. La ficha Diseño se activará tan pronto se inserte el gráfico en la hoja de cálculo.
3. Haga clic en Diseño 2 en el grupo Diseños de gráfico.
4. Seleccione el cuadro de texto Título del gráfico y escriba Historial de gastos.
5. En la ficha Diseño, haga clic en Cambiar tipo de gráfico.
6. Haga clic en Cilindro horizontal apilado, en la segunda fila, primera opción en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico. Haga clic en Aceptar.
7. En la hoja de cálculo Historial de ventas, seleccione las celdas A4:B9. En la ficha Insertar, haga clic en el botón Circular. Haga clic en Circular.
8. Haga clic en Diseño 1 en la ficha Diseño.
9. Haga clic en Cambiar tipo de gráfico y luego en Gráfico circular seccionado 3D. Haga clic en Aceptar.
Tablas dinámicas
Poder analizar todos los datos puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales. Pero a veces es difícil saber por dónde empezar, especialmente cuando tiene muchos datos. Excel puede ayudarle recomendándole y, a continuación, creando automáticamente tablas dinámicas, que son una gran forma de resumir, analizar, explorar y presentar los datos.
· Crear y agregar datos a una Tabla dinámica básica
1. En la hoja de cálculo Historial de ventas, seleccione las celdas A4:G10.
2. En la ficha Insertar, haga clic en la flecha desplegable de Tabla dinámica para abrir el menú y haga clic en Tabla dinámica. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Acepte la configuración predeterminada.
3. Haga clic en Aceptar. Aparecerá la ficha Herramientas de tabla dinámica en la Cinta de opciones. Contiene una ficha Opciones (predeterminada) y una ficha Diseño.
4. Del lado derecho de la pantalla, en la ventana Lista de campos de tabla dinámica, haga clic para seleccionar todas las casillas de verificación para los años 2004-2008 y Total. Ahora ha aplicado formato a su tabla dinámica básica.
5. Haga clic y mantenga presionado Total en la ventana Lista de campos de tabla dinámica, después arrástrelo al cuadro Filtro de informe. El filtro Total aparecerá en las celdas A1:B1.
6. Mueva la nueva hoja al final del libro. Cambie el nombre de la hoja de cálculo a Tabla dinámica.
Cuando hace clic en una celda vacía en la Tabla dinámica, la ventana Lista de campos de tabla dinámica desaparece. Para hacer que vuelva a aparecer, simplemente necesita hacer clic en cualquier celda activa que está mostrando los datos.
· Agregar datos de otra hoja a la Tabla dinámica
1. En la hoja de cálculo Historial de ventas, seleccione las celdas A4:G10.
2. En la ficha Insertar, haga clic en la flecha desplegable de Tabla dinámica y haga clic en Tabla dinámica. Se abrirá el cuadro de diálogo Crea tabla dinámica. Haga clic en el botón de radio Hoja de cálculo existente.
3. Haga clic en la hoja de cálculo Tabla dinámica y seleccione las celdas A8:F9. Estas celdas deberán estar visibles en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Haga clic en Aceptar. Una nueva tabla dinámica con los datos de la hoja de cálculo Historial de gastos se insertará en la hoja de cálculo Tabla dinámica.
4. Los datos de la hoja Historial de gastos ahora se encuentran visibles en la hoja Tabla dinámica.
5. Aplique formato a los datos de la hoja de cálculo seleccionado las casillas de verificación de los años 2004-2008 y Total en Lista de campos de tabla dinámica. Haga clic y mantenga presionado Total para arrastrarlo al cuadro Filtro de informe.
· Agregar gráficos a la Tabla dinámica
1. En la hoja de cálculo Tabla dinámica, seleccione las celdas A3:F4.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Columna, en la sección Columna en 2-D seleccione Columna agrupada. Ha insertado el gráfico de columna agrupada para representar los datos de la Tabla dinámica de ventas.
3. Haga clic, mantenga presionado y arrastre el gráfico a la izquierda alinee el gráfico en la parte superior con la fila 12. Ha movido el gráfico para que se pueda apreciar mejor.
4. Seleccione las celdas A8:F9. Haga clic en la ficha Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Barra, en la sección Barra en 2-D seleccione la opción Barra agrupada. Ha insertado el gráfico de barra agrupada para representar los datos de la Tabla dinámica de gastos. Ahora podrá diferenciar los datos fácilmente al tener gráficos diferentes en la hoja de cálculo.
5. Haga clic, mantenga presionado y arrastre el gráfico de barra a la parte inferior del primer gráfico (fila 29) para que sea adyacente a él.
6. Haga clic en el gráfico de columna para activarlo. En el grupo Diseños de gráfico, haga clic en Diseño 1. El nuevo diseño ha cambiado el estilo del gráfico.
7. En el grupo Estilos de diseño, seleccione y aplique Estilo 4. Observe que el estilo del gráfico ha cambiado.
8. Modifique el Título del gráfico para que diga Historial de ventas. Ha cambiado el título del gráfico.
9. Haga clic en el gráfico de barra para activarlo. En el grupo Diseños de gráfico, haga clic en Diseño 2. Observe que el estilo del gráfico ha cambiado.
10. En el grupo Estilos de diseño, seleccione y aplique Estilo 5. El nuevo diseño se puede ver aplicado en el libro.
11. Modifique el Título del gráfico para que diga Historial de gastos.
· Usar Segmentaciones de datos para presentar datos
1. La hoja de cálculo Tabla dinámica todavía se encuentra activa. Haga clic en la celda A4 para seleccionarla.
2. Haga clic en la ficha Insertar y luego en el icono Segm. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos se muestra una lista de casillas de verificación de los datos de la Tabla dinámica. Haga clic para seleccionar la casilla de verificación Total y haga clic en Aceptar. La Segmentación de datos se insertará en la hoja de cálculo y la ficha Herramientas de Segmentación de datos se activará en la Cinta de opciones.
4. Para mover la Segmentación de datos, haga clic y arrástrela al lado del gráfico Historial de ventas en la columna F.
5. Haga clic derecho en la Segmentación de datos para tener acceso al menú contextual. Haga clic en Configuración de Segmentación de datos.
6. El punto de inserción aparecerá en el cuadro de texto Nombre. Escriba Segmentación de datos de Ventas. Presione la tecla Tab dos veces.
7. El punto de inserción ahora se encuentra en el cuadro de texto Titulo. Escriba Total de ventas en 2004 y haga clic en Aceptar.
8. En la ficha Opciones de Herramientas de Segmentación de datos en la Cinta de opciones, en Estilos de Segmentación de datos, seleccione Estilo de segmentación de datos claro 2.
9. Haga clic en la celda A9 para activarla.
10. Repita los pasos 2 y 7 y escriba Total de gastos en 2004 como el nuevo Título de la segmentación. Mueva la Segmentación de gastos debajo de la Segmentación de ventas en la hoja de cálculo.
11. En Estilos de Segmentación de datos, seleccione y aplique Estilo de segmentación de datos claro 3. A las segmentaciones de datos se les ha aplicado formato para que correspondan a sus respectivos gráficos.
· Crear un gráfico dinámico
1. Haga clic en la celda B20. Esta será la celda en donde insertará el Gráfico dinámico.
2. En la ficha Insertar, haga clic en la flecha desplegable de Tabla dinámica y después en Gráfico dinámico en el menú desplegable que aparece. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico con la opción Seleccione una tabla o rango seleccionada de manera predeterminada.
3. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas A3:F4. La referencia a estas celdas aparecerá en el cuadro de texto Tabla o rango, lo cual indica que se analizarán los datos de estas celdas. En el cuadro de texto Ubicación en la parte inferior del cuadro de diálogo, aparecerá una referencia a la celda B20 en la hoja de cálculo existente.
4. Haga clic en Aceptar. El Gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo junto con filtros en el área del gráfico para que pueda ordenar y filtrar los datos necesarios del Gráfico dinámico. La ficha Herramientas del gráfico dinámico se activará con las siguientes fichas dentro de ella: Diseño, Presentación, Formato y Analizar.
5. Tal y como seleccionó los datos en el ejercicio anterior para la tabla dinámica, seleccione todas las casillas de verificación para los datos en Lista de campos de tabla dinámica, haga clic y arrastre Suma de Total al cuadro Filtro de informe.
6. Haga clic y arrastre la nueva Gráfica dinámica debajo de los datos.
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