CAPITULO 6 Uso de las fórmulas y funciones básicas

 Uso de las fórmulas y funciones básicas

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintáxis de cualquier función es:

nombre_función (argumento1; argumento2; ...; argumentoN )

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo:

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrará el botón de Autosuma  que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones....

Insertar función

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón  , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1

A2 vale 5

A3 vale 2

A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Realizar las Prácticas: Uso de las fórmulas y funciones básicas

·         Crear fórmulas que realicen sumas.

1. Seleccione la celda A1 y teclee =25+15. Presione la tecla Tab. Excel calcula el valor en la celda A1 y muestra el resultado de 40 en la celda.

2. En la celda B1, teclee +18+35. Presione la tecla Tab. El resultado de la suma de los dos valores, 53, aparecerá en la celda.

3. Seleccione la celda B1 para mostrar la fórmula de esa celda en la Barra de fórmulas. A pesar de que ingresó el signo + al inicio de la fórmula, al momento de presionar Intro, Excel reemplazó el signo + con = como el principio del operador matemático. Esta es la función Autocorrección de fórmula de Excel.

4. Seleccione la celda A3. Haga clic en la Barra de fórmulas y teclee =94+89+35. Presione Intro. El resultado de la suma de los tres números, 218, aparece en la celda.

5. Seleccione la celda A3 y haga clic en la Barra de fórmulas. Seleccione el número 89 y teclee 98. Presione Intro. Observe que el resultado de la suma cambia a 227.

·         Crear fórmulas que realicen restas

1. Seleccione la celda A5. Teclee =456-98. Presione Intro. El valor en la celda A5, 358, aparece en la celda.

2. Seleccione la celda A6 y teclee =45-13-8. Presione Intro. El valor en la celda A6 debe ser 24.

3. En la celda A8, cree una fórmula para restar 125 de 189. El valor en la celda A8 debe ser 64.

·     

    Crear fórmulas que realicen multiplicaciones

1. Seleccione la celda D1. Teclee =125*4 y presione Intro. El valor que aparece en la celda D1 es 500.

2. Seleccione la celda D3 y teclee =2*7.50*2. Presione Intro. El valor en la celda D3 es 30.

3. Seleccione la celda D5 y teclee =5*3. Presione Intro. El valor en la celda D5 es 15.

4. Seleccione la celda D7 y teclee =5+2*8. El valor en la celda D7 es 21.

5. Seleccione la celda D9 y teclee =(5+2)*8. El valor en la celda D9 es 56.

·         Crear fórmulas que realicen divisiones

1. Seleccione la celda D7 he ingrese la fórmula =795/45. Presione Intro. Excel muestra el valor 17.6666667 en la celda D7.

2. Seleccione la celda D7. Excel aplicó el formato General a esta celda cuando mostró el valor en el paso 1. Haga clic en la opción Contabilidad en el menú Formato de número, en la ficha Inicio en el grupo Número, para aplicar el formato Contabilidad a la celda D7. El número se redondeará a $17.67 debido a que dos decimales es la configuración predeterminada para el formato Contabilidad.

3. Seleccione la celda D9 y cree la fórmula =65-29*8+97/5. Presione Intro. El valor en la celda D9 es -147.6.

4. Seleccione la celda D9. Haga clic en la Barra de fórmulas y coloque paréntesis alrededor de 65-29. Presione Intro. El valor en la celda D9 es 307.4.

        Hacer referencia a los datos de otro libro

1. Haga clic en la ficha Archivo y haga clic en Opciones.

2. En la ventana Opciones de Excel, haga clic en Avanzadas.

3. Desplácese hacia abajo y encuentre la opción Mostrar todas las ventanas en la barra de tareas y selecciónela en caso de que no esté activa y presione Intro.

4. Aún se encuentra en la hoja de cálculo Resumen. En la celda A10, escriba Otros gastos y presione la tecla Tab.

5. Abra el archivo Obligaciones_financieras. Este es el libro fuente. El libro Presupuesto es el libro de destino.

6. Cambie al libro Presupuesto y con la celda B10 todavía activa, ingrese = para indicar que es el principio de una fórmula. Cambie al libro Obligaciones_ financieras y seleccione la celda B8. Un borde que parpadea identificará esta referencia de celda.

7. Presione Intro para completar la fórmula de la referencia externa. Seleccione la celda B10. La referencia externa ahora se ha copiado a esta celda. La Barra de fórmulas muestra unos corchetes alrededor del nombre del libro fuente, lo cual indica que el libro se encuentra abierto. Cuando el libro fuente se encuentra abierto, la referencia externa encierra el nombre del libro con corchetes y después se encuentra el nombre de la hoja de cálculo y enseguida un signo de exclamación (!) y el rango de celdas del cual depende la fórmula.

8. Cierre el libro Obligaciones_financieras. Cuando se cierra el libro fuente, se eliminan los corchetes y se muestra toda la ubicación del archivo en la fórmula.

La Barra de fórmulas en la hoja de cálculo Presupuesto ahora muestra toda la ubicación del libro fuente debido a que el archivo fuente se encuentra cerrado.

·         Asignar un nombre a un rango

1. Seleccione la celda B7 en la hoja de cálculo Gastos y haga clic en Asignar nombre en el grupo Nombres definidos en la ficha Fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Nombre nuevo y aparecerá un nombre de sugerencia de Excel para el rango.

2. Haga clic en Aceptar para ingresar Total_de_ingresos como el nombre para la celda B7. Observe que el nombre Total_de_ingresos ahora aparece en el Cuadro de nombres y no la referencia de celda predeterminada de B7.

3. Seleccione la celda B36. Haga clic en el comando Asignar nombre. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, con el cuadro Nombre resaltado para la entrada, escriba Gastos. Acepte la opción predeterminada en el cuadro Ámbito.

4. Haga clic en el botón Contraer y haga la selección del rango que conforma los gastos totales.

5. Con el texto aún seleccionado de manera predeterminada en el cuadro Hace referencia a, presione la tecla Ctrl y haga clic en la celdas B15, B21, B28 y B33, deje de presionar la tecla Ctrl y haga clic en el botón Expandir. Ahora ha seleccionado las celdas que tienen el nombre definido Gastos copiados y aplicados en ellas. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Nombre nuevo. Algunas de las celdas seleccionadas están en blanco. En los siguientes ejercicios utilizará los nombres que acaba de crear para rellenarlos.

6. Seleccione las celdas B23:B27 y haga clic en el Cuadro de nombres a la izquierda de la Barra de fórmulas. Escriba Transporte y presione Intro.

7. Seleccione las celda B30:B32 y haga clic en Asignar nombre. Escriba Entretenimiento en el cuadro Nombre en el cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar.

8. Selecciona las celdas A15:B15. Haga clic en el botón Crear desde la selección. Se encontrará seleccionada la opción Columna izquierda. Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo. Mientras asigna un nombre a este rango no cambia la hoja de cálculo actual, utilizará el rango que acaba de nombrar en uno de los siguientes ejercicios.

·         Mostrar las fórmulas en la pantalla

1. Haga clic en el botón Mostrar fórmulas en el grupo Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas. Todas las fórmulas de la hoja de cálculo se mostrarán.

·    

     Imprimir las fórmulas

1. Haga clic en el botón Mostrar fórmulas en el grupo Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas. Las fórmulas aparecerán en la hoja de cálculo.

2. Haga clic en la ficha Diseño de página y haga clic en las casillas de verificación Imprimir en la sección Líneas de la cuadrícula y Encabezados en el grupo Opciones de la hoja.

3. Haga clic en el botón Orientación en el grupo Configurar página y seleccione Horizontal.

4. Haga clic en la ficha Archivo. Haga clic en el comando Imprimir y observe la vista previa.

5. Haga clic en el vínculo Configurar página que está en la parte inferior de la configuración de impresión para abrir el cuadro de diálogo Configurar página.

6. En la ficha Página del cuadro de diálogo, haga clic en Ajustar a: y no cambie la configuración predeterminada de 1 páginas de ancho por 1 de alto.

7. Haga clic en la ficha Encabezado y pie de página. Haga clic en el botón Personalizar encabezado y escriba su nombre en la Sección izquierda. Haga clic dos veces en Aceptar para que se realicen los cambios y se cierre el cuadro de diálogo Configurar página.