CAPITULO 5 Trabajar con datos, Filtros, Autofiltros.

Trabajar con datos, Filtros, Autofiltros.

Con la ficha Datos de Excel podrá ordenar y filtrar datos, convertir texto en columnas, garantizar la validez de los datos, realizar análisis de probabilidad y esquematizar los datos.

Realizar las Prácticas:

·         Quitar celdas, filas o columnas duplicadas

1. Seleccione las celdas A3:E28. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en el botón Quitar duplicados. Se abrirá el cuadro de diálogo Quitar duplicados.

2. Deshabilite las opciones Horas y Seguro. Identificará los datos duplicados del empleado con base en el Apellido, Nombre y Puesto de trabajo.

3. La opción Mis datos tienen encabezados se encuentra seleccionada de manera predeterminada. Haga clic en Aceptar. Las filas duplicadas se eliminarán y aparecerá el cuadro de confirmación, para informarle que dos valores duplicados se encontraron y quitaron.

4. Haga clic en Aceptar.

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  Ordenar datos utilizando un solo criterio

1. Antes de empezar, elimine los contenidos de la fila 1 de la hoja de cálculo.

2. Seleccione las celdas D2:D27 (encabezado de columnas y datos en la columna D).

3. En la ficha Datos, haga clic en el botón Ordenar

4. Aparecerá un mensaje de advertencia y de manera predeterminada le pide que amplíe la selección de datos. Haga clic en la opción Continuar con la selección actual y haga clic en el botón Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. Excel automáticamente organizará la información de la columna. Reconoce el encabezado, comprende los valores numéricos y le ofrece opciones para ordenar los datos. Acepte lo que Excel ha seleccionado. Haga clic en Aceptar para ingresar el primer criterio de ordenación.

5. Seleccione cualquier celda de la columna A y haga clic en el botón Ordenar de A a Z. Los datos se ordenarán por apellido. Ha seleccionado su segundo criterio para ordenar los datos alfabéticamente de la A a la Z.

6. Seleccione las celdas A2:E27 y haga clic en el botón Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

7. En el cuadro Ordenar por, haga clic en la flecha desplegable para activar la lista y seleccione Puesto de trabajo. Haga clic en Aceptar. Ha seleccionado el tercer criterio de ordenación. Observe que la hoja de cálculo ahora se encuentra ordenada por Puesto de trabajo.

8. Haga clic en el botón Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar. Automáticamente se seleccionará el rango de datos y aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. Seleccione Horas en el cuadro Ordenar por, Excel automáticamente cambiará las opciones de ordenación a De menor a mayor. Haga clic en Aceptar. Ahora ha seleccionado el último criterio de ordenación. Observe que la hoja de cálculo nuevamente se ha ordenado por los datos en la columna Horas.

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·         Ordenar datos utilizando formato condicional

1. En la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar en el grupo Modificar y seleccione Formato condicional. Aparecerá un mensaje indicando que ninguna celda de la hoja de cálculo contiene formato condicional. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje. Este paso es para asegurarse de que no existen reglas de formato condicional en la hoja de cálculo.

2. Seleccione las celdas D3:D27. Haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos y después abra la galería Conjuntos de íconos.

3. Haga clic en 3 flechas (de color). Cada valor en la columna seleccionada ahora tiene una flecha que representa si el valor se encuentra en el rango alto, medio o bajo de los datos.

4. Seleccione las celdas A3:E27. En la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y después haga clic en Orden personalizado y el cuadro de diálogo Ordenar se abrirá.

5. Seleccione Horas en el cuadro Ordenar por. Seleccione Icono de celda en la lista desplegable de la sección Ordenar según. Seleccione la flecha verde en el cuadro Criterio de ordenación.

6. Seleccione Horas en el cuadro Luego por. Seleccione Icono de celda en el cuadro Ordenar según y seleccione la flecha amarilla y En la parte superior en el campo Criterio de ordenación. Haga clic en Aceptar. Los datos se ordenarán por conjunto de íconos. Los criterios han ocasionado que los datos se ordenen primero por la flecha verde y después por la flecha amarilla.

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Ordenar datos utilizando atributos de celda

1. Seleccione todo el rango de datos (incluyendo los encabezados de columna, A3:E28). En la ficha Datos, haga clic en el botón Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, acepte Apellido en el cuadro Ordenar por. En el campo Ordenar según, seleccione Color de celda.

3. En el campo Criterio de ordenación, seleccione el color rosa y En la parte superior.

4. Haga clic en el botón Agregar nivel en el cuadro de diálogo y seleccione Apellido en el cuadro Luego por. En la sección Ordenar según, seleccione Color de celda. Seleccione el color amarillo y En la parte superior en la sección Criterio de ordenación.

5. Utilizando el mismo método que usó en el paso 4, agregue un nivel para el color verde y después agregue un nivel para el color azul. Deberá tener un criterio para cada color. Haga clic en Aceptar.

·         Ordenar datos utilizando diversos criterios

1. Seleccione el rango de celdas A2: E27 en caso de que aún no esté seleccionado.

2. Haga clic en Ordenar en el grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos para abrir el cuadro de diálogo.

3. Seleccione Puesto de trabajo en la sección Ordenar por y después elija A a Z en el cuadro Criterio de ordenación.

4. Haga clic en el botón Agregar nivel en el cuadro de diálogo para identificar el segundo criterio de ordenación. Una nueva línea de criterio se agregará en el cuadro de diálogo.

5. En el cuadro Luego por, seleccione Apellido como el segundo criterio. La opción A a Z debe ser la opción predeterminada en el cuadro Criterio de ordenación. Haga clic en Aceptar. Ahora ha ordenado los datos utilizando diversos criterios: primero por Puesto de trabajo y después por Apellido alfabéticamente.

·         Utilizar la función Autofiltro

1. Seleccione las celdas A3:E28. Haga clic en el botón Filtro en la ficha Datos en el grupo Ordenar y filtrar. Una flecha de filtro aparecerá en cada encabezado de columna.

2. Haga clic en la flecha del filtro de la columna Puesto de trabajo. Se mostrará el menú Autofiltro.

3. Por el momento los datos no están filtrados, así que todos los puestos de trabajo se encuentran seleccionados. Haga clic en la casilla de verificación (Seleccionar todo) para quitar la selección de todos los puestos.

4. Haga clic en las casillas de verificación Encargado de Cuentas por cobrar y Recepcionista. Haga clic en Aceptar. Se mostrarán los datos de seis empleados que tienen estos puestos. Todos los demás empleados desaparecerán.

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  Filtrar datos utilizando formato condicional

1. Seleccione las celdas A3:E32. En la ficha Datos, haga clic en el botón Filtro.

2. Haga clic en la flecha del filtro de la columna D. Haga clic en Filtrar por color en el menú desplegable Autofiltro. Haga clic en la bandera verde en la sección Filtrar por icono de celda. Los datos que tiene el formato de la bandera verde (número más alto de horas de trabajo) se mostrarán.

3. Haga clic en la flecha del filtro de la columna D. Haga clic en Filtrar por color. Haga clic en la bandera roja en la sección Filtrar por icono de celda. Los datos que tiene el formato de la bandera verde se reemplazarán en la hoja de cálculo con los datos con el formato de la bandera roja (número más bajo de horas de trabajo).

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   Filtrar datos utilizando atributos de celda

1. Seleccione cualquier celda en el rango de datos y haga clic en el botón Filtro en el grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos.

2. Haga clic en la flecha que está al lado del encabezado Contoso y después haga clic en Filtrar por color. Haga clic en Más colores de fuente. Aparecerá un cuadro de diálogo que muestra los colores de fuentes que se utilizaron en la hoja de cálculo.

3. El primer color aparece en el campo Seleccionado. Haga clic en Aceptar. Las filas de encabezado se mostrarán. Estos son los colores del tema Mirador que se aplicó en esta hoja de cálculo.

4. Nuevamente haga clic en la flecha del filtro que está al lado del encabezado Contoso y haga clic en Borrar filtro de “Contoso”.

5. Haga clic otra vez en la flecha del filtro del encabezado Contoso y después haga clic en Filtrar por color. Seleccione Púrpura en el menú desplegable Filtrar por color de fuente (3era selección). Los datos del Dr. Blythe (nuevo medico) y sus dos asistentes se muestran debido a que seleccionó la fuente Púrpura en los criterios de ordenación.

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   Crear un autofiltro personalizado

1. Con la lista filtrada en pantalla, haga clic en la flecha del filtro de la columna D. En el menú Autofiltro, seleccione la opción Filtros de número. El menú se ampliará para permitirle personalizar el filtro.

2. Seleccione Menor que en el menú ampliado y teclee 30 en el cuadro de cantidad. Haga clic en Aceptar. El menú Autofiltro se cerrará y la lista filtrada se reducirá a cuatro empleados que trabajan menos de 30 horas a la semana.

3. Haga clic en el botón Filtro en el grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos para mostrar todos los datos. Con el rango de datos aún seleccionado, haga clic nuevamente en Filtro.

4. Haga clic en la flecha del filtro en la columna D para abrir el menú Autofiltro. Haga clic en la opción Filtros de número y seleccione Mayor que. Teclee 15 y presione la tecla Tab dos veces para moverse al segundo operador de comparación.

5. Haga clic en la flecha desplegable del operador de comparación y seleccione la opción es menor que como el segundo operador de comparación y presione la tecla Tab. Teclee 30 y haga clic en Aceptar. La lista se debe filtrar y mostrará seis empleados
https://drive.google.com/file/d/0B2ozNRrydfUCektQRVFHTzhLUms/edit?usp=sharing

·         Agrupar y desagrupar datos para calcular subtotal

1. Seleccione cualquier celda en el rango de datos. Haga clic en el botón Ordenar en la ficha Datos.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, realice la ordenación primero por Categoría de trabajo en orden ascendente.

3. Agregue un nivel de ordenación y ordene por Puesto de trabajo en orden ascendente y haga clic en Aceptar.

4. Seleccione la fila 14, presione Ctrl y seleccione la fila 27. En la ficha Inicio, haga clic en la flecha desplegable de Insertar en el grupo Celdas y seleccione Insertar filas de hoja del menú desplegable. Este paso insertará filas para separar las categorías de trabajo.

5. En la celda C14, escriba Subtotal. Seleccione la celda F14 y haga clic en el botón Autosuma. Los valores encima de la celda F14 se seleccionarán. Presione Intro y Excel calcula los subtotales de la categoría.

6. En la celda C28, escriba Subtotal. Seleccione la celda F28 y haga clic en Autosuma. Presione Intro.

7. En la celda C36, escriba Subtotal. Seleccione la celda F36 y haga clic en el botón Autosuma. Presione Intro.

8. En la celda C37, escriba Total. Seleccione la celda F37 y haga clic en el botón Autosuma. Los tres subtotales se seleccionarán. Presione Intro.

9. Seleccione una celda en el rango de datos. En la ficha Datos, haga clic en la flecha desplegable de Agrupar en el grupo Esquema y después haga clic en Autoesquema en el menú desplegable. Se creará un esquema de tres niveles.

https://drive.google.com/file/d/0B2ozNRrydfUCNVdFeFY3NUExdHc/edit?usp=sharing

·         Calcular el subtotal de los datos en una lista

1. En el grupo Esquema en la ficha Datos, haga clic en la flecha desplegable de Desagrupar y después haga clic en Borrar esquema.

2. Seleccione las filas 14, 28, 36 y 37, haga clic derecho y elimine todas las filas seleccionadas. Recuerde que para seleccionar filas no adyacentes debe hacer clic en la primera fila y después presionar la tecla Ctrl y continuar haciendo clic en las filas adicionales que desea seleccionar.

3. Seleccione el rango de datos (A3:F33) incluyendo las etiquetas de columna en la selección.

4. Haga clic en Subtotal en el grupo Esquema en la ficha Datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Subtotales.

5. Seleccione Categoría de trabajo en el cuadro Para cada cambio en.

6. En la sección Agregar subtotal a, la opción Sueldo deberá estar seleccionada. Haga clic en Aceptar para que se aplique la configuración predeterminada. Los totales se insertarán en cada una de las tres categorías de trabajo y el total general se calculará en la parte inferior de la lista.

·         Aplicar formato a una tabla con un estilo rápido

1. Seleccione cualquier celda en los datos. Haga clic en Ordenar en la ficha Datos.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, ordene primero por Categoría de trabajo en orden ascendente.

3. Agregue un nivel de ordenación y ordene por Puesto de trabajo en orden ascendente. Haga clic en Aceptar. Los datos se ordenarán primero por Categoría de trabajo y después por Puesto de trabajo.

4. En la ficha Inicio, haga clic en el botón Dar formato como tabla en el grupo Estilos. Se abrirá la galería Estilos de tabla.

5. Haga clic sobre la opción Estilo de tabla medio 6 en la galería. Se abrirá el cuadro de diálogo Dar formato como tabla.

6. Haga clic en el botón Contraer en el cuadro ¿Dónde están los datos de la tabla? Para contraer el cuadro de diálogo Dar formato como tabla y así poder seleccionar los datos que se incluirán en la tabla.

7. Seleccione las celdas A27:F32 y presione Intro. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla. La tabla no tiene encabezados, así que haga clic en Aceptar. El formato Estilo de tabla medio 6 se aplicará y los encabezados de columna con filtro se insertarán.